Главная » Справочник » Корпоративная учетная политика » Документирование хозяйственных операций и организация документооборота

Документирование хозяйственных операций и организация документооборота

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательной фиксации – документированию. Первичный учетный документ является основанием для отражения хозяйственной операции в системе бухгалтерского учета. Документированию подлежат все имевшие место факты хозяйственной жизни, влияющие на финансовое положение компании, ее финансовые результаты и движение денежных средств.

Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не предписывает организациям использовать какие-либо обязательные формы документы, таким образом, компания имеет право самостоятельно разрабатывать и использовать в своей деятельности документы, учитывающие все особенности оформления хозяйственных операций.

Формы первичных учетных документов разрабатывает главный бухгалтер или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и утверждает руководитель организации.

Законом определен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление (либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события);
фамилии и подписи этих лиц.

До введения в действия закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», такой свободы в составлении первичных учетных документов у компаний не было. Существовали обязательные к применению унифицированные формы первичных документов, разработанные Госкомстатом. В настоящее время применение унифицированных форм не является обязательным.

Однако унифицированные формы достаточно плотно вошли в деятельность экономических субъектов. Их применение стало обычаем делового оборота еще и потому, что большинство программ для автоматизации бухгалтерского учета используют первичные документы из альбомов унифицированных форм.

В учетной политике должны быть уточнены формы первичных учетных документов, которые использует компания для фиксации фактов хозяйственной жизни. Обычно Положение о документах и документообороте оформляется приложением к учетной политике. В этом документе указываются используемые в компании формы первичных документов (либо разработанные самой организацией, либо содержащиеся в альбомах унифицированных форм).

Следует отметить, что при оформлении отдельных операций используются только унифицированные формы первичных учетных документов, так как обязательность их применения регламентируется другими нормативными актами.

К обязательным формам первичных документов относятся, например, операции с наличными и безналичными денежными средствами организации: приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, платежные поручения и другие.

Закон 402-ФЗ разрешает несколько способов составления первичных документов:

на бумажном носителе;
в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Способ составления первичных учетных документов также должен быть зафиксирован в учетной политике или Положении о документах и документообороте с указанием типа электронной подписи, принимаемой для подписания электронного документа.

Документооборот – неотъемлемая часть учетного процесса (этап первичного наблюдения), в рамках которого документ проходит несколько этапов: оформление, подписание ответственными лицами, регистрация факта хозяйственной жизни в системе бухгалтерского учета, хранение документа. Организация документооборота позволяет своевременно оформлять документы, вовремя и в полном объеме отражать их в учетных регистрах и в отчетности компании.

Правила организации документооборота содержатся в «Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР в 1983 № 105. Документ применяется и в настоящее время в части положений, не противоречащих действующим нормативно-правовым актам.

В Положении представлен пример оформления графика документооборота, на основе которого компания может разработать собственный график. Он может оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота разрабатывается в соответствии с принципом рациональности, каждый документ должен пройти через необходимое количество исполнителей и центров ответственности за ограниченный срок.

В первичных учетных документах могут содержаться сведения, составляющие коммерческую тайну, поэтому график документооборота должен предусматривать особый порядок составления, передачи и хранения таких документов.

Этапы разработки графика документооборота:

определить перечень первичных учетных документов, используемых для оформления всех типов фактов хозяйственной деятельности и используемых унифицированных форм, и разработанных организацией;
определить перечень ответственных за составление, передачу и хранение документов лиц, их должностей.
определить перечень ответственных за регистрацию документов в системе бухгалтерского учета лиц, их должностей.
указать предельный срок для каждого из этапов обработки документа: оформления, передачи документов в бухгалтерию, обработки, передачи в архив.

Положение о документах и документообороте, как правило, оформляется в виде приложения к корпоративной учетной политике.

Предыдущая статья Выбор методов бухгалтерского учета финансовых результатов Следующая статья Инвентаризация активов и обязательств организации

Статьи по теме