Главная » Справочник » Основы управления персоналом » Информационное и техническое обеспечение

Информационное и техническое обеспечение

Любое управленческое решение, в том силе связанное с управлением персоналом, должно опираться на представленную в полном объеме достоверную информацию, которая составляет единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его окружении и внешних по отношению к нему условиях работы. Это требует проведения организационных мероприятий с информацией и методами оперирования с массивом данных, т. е. организации информационного обеспечения.

Информационное обеспечение системы управления персоналом включает совокупность всех реализованных решений по организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании, т. е. объему, размещению и формам.

Информационное обеспечение состоит из информации оперативной, нормативно-справочной, классификаторов технико-экономической информации и систему документации, которые в свою очередь делятся на унифицированные и специальные. Информационное обеспечение разделяет информацию, необходимую при управлении персоналом, на: входную; промежуточную и выходную.

Главной задачей информационного обеспечения является осуществление обмена информацией в организации, реализуемого в виде движения документов между управляемой и управляющей системами

Например, орган управления отправляет документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения) к объекту управления и должен получить учетно-отчетную информацию с точки зрения организации обратной связи – от объекта к органу управления. Организация информационного обеспечения, связанного с управлением персоналом, входит в одну из функций работников кадровой службы.

Организация информационного обеспечения системы управления персоналом состоит из следующих видов деятельности:

организации сбора и обмена информацией между структурными подразделениями;
разработки классификаторов информации;
составления унифицированных документов;
организации внемашинной и внутримашинной информационной базы;
формирования базы данных по персоналу;
создания и организации информационных процессов.

Специалисты предлагают разделить управление информационным обеспечением системы управления персоналом на два вида:

Управление внемашинной и внутримашинной информационной базой. Управление внемашинной информационной базы состоит из формирования совокупности сигналов, сообщений, документов, которые непосредственно воспринимает сотрудник (приказы, отчеты, служебные записки). Управление внутримашинной базой направлено на создание информационной базы на машинных носителях и системы программы ее организации, накопления, ввода и доступа к данным.
Управление информационными процессами, т. е. получение информации; передача; обработка; хранение и использование ее.

Эффективное управление информационным обеспечением, прежде всего, нацелено на:

ориентацию сокращения числа документов, циркулирующих в организации;
минимизацию дублирования документов;
предоставление возможности обработать всю информацию на компьютере, используя программное обеспечение;
сокращение избыточного информационного обеспечения, т.е. конкретизация информации;
обеспечение информацией всех участников процесса и прочее.

Ключевое требование – это предоставление достоверной, оперативной, комплексной, систематичной информации. Информационное обеспечение системы управления персоналом в настоящее время трудно представить без технического обеспечения.

Предыдущая статья Информационная функция маркетинга персонала Следующая статья История становления управления персоналом и кадровых служб

Статьи по теме