Использование сетевых диаграмм расписания в управлении проектом

Как уже отмечалось, смысл создания диаграмм расписания проекта методом критического пути состоит в управлении проектом. Если управление не возникает, то создание расписания превращается в бесполезное упражнение.

Вот несколько правил, которые я использовал в своей работе по управлению проектами.

• Старайтесь придерживаться расписания.

Труднее догонять, чем с самого начала равномерно продвигаться к цели.

• Всегда имейте резервное время на случай непредвиденных проблем или неправильных оценок.
• Прилагайте все усилия к тому, чтобы критические операции и задачи выполнялись в соответствии с расписанием.

Если какая-то операция или задача могут быть выполнены с опережением графика, добивайтесь этого! Затем переходите к следующей задаче.

• Избегайте соблазна доводить все до совершенства.

Оставьте это следующему поколению производителей товаров и услуг. (Примечание: я не сказал, что можно выполнять свою работу спустя рукава или что вы не должны стремиться в ней к наилучшим результатам. Я сказал только, что не стоит поддаваться соблазну перфекционизма. Вы этого не добьетесь никогда.)

• Оценки сроков выполнения тех или иных операций или задач основаны на предположении, что ими будут заниматься конкретные люди.

Если вовлекается еще кто-либо, может возникнуть необходимость в соответствующей коррекции сроков. Это в особенности относится к ситуации, когда профессиональная подготовка новичков ниже, чем запланировано в определении человеческих ресурсов.

• Ни одна операция или задача в проекте не должна быть рассчитана более чем на 4–6 недель.

Иначе люди погружаются в ложное ощущение безопасности, откладывая работу и говоря себе: «Я всегда могу начать». Ко времени фактического начала работы они обнаруживают, что уже отстают на несколько дней и не могут закончить ее в соответствии с расписанием. Мы говорим, что они откладывают все усилия на последний отрезок установленного срока. Если выполнение задачи или операции требует более шести недель, полезно разделить их на несколько этапов, установив между ними при необходимости искусственные перерывы. В ходе этих перерывов целесообразно проанализировать достигнутый прогресс. Это позволит держать всю работу нацеленной на конечную цель.

• Если при выполнении своей работы люди не составляют сетевых расписаний, разъясните им их важность и покажите значение временных резервов.

Лучше, если вы подготовите для них линейчатую диаграмму работ: ее читать гораздо проще, чем сетевую. Объясните коллегам, что если они выходят за рамки временных резервов по операции, то следующие этапы могут стать критическими, создавая большой стресс для тех сотрудников, которым предстоит их выполнять.

• Сократить сроки можно путем добавления ресурсов, уменьшения содержания, снижения качества работ, а также изменения процесса их выполнения.

За исключением снижения качества работ, все эти пути вполне приемлемы. Уменьшение содержания работ, разумеется, должно быть оговорено с клиентом или заказчиком.

• Процесс разработки расписания проекта изначально предполагает, что в вашем распоряжении будут все запланированные ресурсы.

Если вы одновременно со своим проектом направляете сотрудников на другие или планируете задействовать одного и того же человека на нескольких операциях, дело может кончиться перегрузкой людей. Современное программное обеспечение обычно предупреждает о подобных коллизиях и подсказывает выход из положения.