История возникновения и развития европейской системы делопроизводства

Документ как информация, зафиксированная на материальном носителе, сопровождает деятельность человека с начала появления письменности.

По мнению большого числа ученых, первые документы были составлены в конце IV тысячелетия до н.э. в храме города Урука в Месопотамии. В то же время ряд историков считает, что делопроизводство древнего мира достигло своего апогея в Риме, где оно исторически сложилось не менее двух тысяч лет назад, во времена Римской Республики и сменившей ее впоследствии Римской Империи. Эти две формы государства на римской территории не только создали великую цивилизацию, но и внесли неоценимый исторический вклад в формирование сложной структуры делопроизводства, распространив ее в Египте, Греции и других римских колониях.

Если рассматривать Рим как место зарождения системы делопроизводства, то вызывает особый интерес сопоставление процессов, происходивших в этой сфере на Руси и в Римской империи (а затем сформировавшихся на ее территории европейских государствах). Взятый для компаративного анализа исторический период с X по XV века обусловлен активным формированием системы делопроизводства как в русских землях, так и на территории Европы в указанный период.
Князь Ростислав, управлявший в IX в. славянским христианским государством Великая Моравия (территории современных Венгрии, Словакии, Чехии) находился под феодальной юрисдикцией немецкого архиепископа.

Поэтому, в соответствии с правилами западно- христианской церкви, богослужение на подвластной территории могло проходить только на языках Священного Писания (древнееврейский, древнегреческий и латинский). Но благодаря инициативе Ростислава, который попросил Византийского императора Михаила III прислать в Моравию проповедников, способных толковать Священное Писание на родном для мораван языке, Василевс направил в Моравию двух ученых монахов – братьев Кирилла и Мефодия.

Будучи родом с севера Древней Греции (г. Салоники), где на указанный период существовали территории, населенные славянами, братья знали их язык. В 50–60-е гг. IX в. они создали азбуку для нового богослужебного и литургического языкаи с тали переводить с греческого на славянские языки богослужебные книги, в первую очередь Евангелие. Главная задача Кирилла и Мефодия в 863 г. состояла в проповедовании христианства в Великой Моравии. Вслед за Моравией славянский алфавит распространился в Болгарии. А затем, в связи с развитием торгово-экономических связей с Византией и Болгарией состоялось и первое знакомство восточных славян с азбукой Кирилла и Мефодия.

Вышеуказанные факты свидетельствуют, что зарождение и распространение письменности в виде, близком к современному, а значит и появление первых документов на Руси можно отнести только к X в. в отличие от Европы и Азии, где первые письменные памятники возникли задолго до начала нашей эры. И хотя создателями русского алфавита стали европейцы, он создан с учетом специфики старославянского языка.

Первоначально в Европе для записей использовали дерево и «черепки» в виде керамических пластинок, гораздо реже  завезенный из Египта папирус в связи с его высокой стоимостью. На Руси к материалу для письма был более практичный подход. Применялись те носители информации, которые можно было использовать повторно. Записи оформлялись на восковых табличках – «церах», позже стал использоваться дорогой «пергамент», изготавливаемый из телячьей кожи. В меньшей степени для написания документов использовалась «береста», хотя этот материал был дешев и легко добывался.

Рим является местом зарождения принципов архивного хранения, которые актуальны и для сегодняшней системы государственного делопроизводства. В 79 году до н.э. в Риме был построен Табуляриум – центральное правительственное хранилище, куда передавались документы со всей республики. В нем вели работу 14 квасесторов.

В 476 г. на смену демократии в Риме пришел диктатура императора. Вместе с изменением формы власти Табуляриум так же утратил значение центрального хранилища. Эта роль перешла к депозитариям, называемым табуляриумы Цезаря (tabularium Caesaris). В этот же период во всех провинциях были построены «децентрализованные» хранилища, принимавшие документы как центральной, так и местной власти. Помимо этого, были созданы муниципальные центры документации.

Существовавшие в период с IX по XV вв. итальянские города-государства так же внесли существенный вклад в развитие общеевропейской системы делопроизводства, в том числе в развитие архивного хранения. Архивы этих государств делились на различные бюро, каждое из которых хранило документы местного правительства. Так же в средневековых городах-государствах Италии была разработана сортировка дел по разным признакам, что значительно облегчило хранение и поиск дел в архивах.

На Руси архивное хранение в средневековый период было выстроено несколько иначе. Долгое время отсутствовали государственные архивы. Но особо ценную информацию так же хранили отдельно, при этом роль архива зачастую выполнял сундук, который хранился в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. Ценную информацию сберегали вместе с казной, в церквях и монастырях.

Можно выявить различия и в подготовке документов к архивному хранению, т.е. в систематизации информации и оформлении документов. В Италии аналогом современных папок были кодексы (подборка связанных документов). На Руси обширную информацию скрепляли в одно «дело», которое вмещало в себя все данные, необходимые для хранения. Это были так называемые тетради и книги, которые длительный период оформлялись сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Лишь в конце XVI в. отмечены первые попытки ввести некоторые правила орфографии: раздельное написание слов, употребление точки и запятой, упорядочение переноса слова.

Так, происхождение современных «журналов регистрации» уходит в средние века, когда в итальянских городах-государствах стали вести отдельные регистры для входящих и исходящих документов. При регистрации входящих документов нужно было проставить дату получения, предмет дела и имя отправителя. На исходящих документах проставляли дату создания документа, предмет дела и адресат.

В «журнале регистрации» фиксировались все процессы работы с документами для отслеживания пути документов и исполнения решения по определенному делу. В XIV веке в Италии создавались специальные комиссии, соответствующие современным экспертно-проверочным, которые пересматривали документы, утратившие практическую значимость, и определяли те, которые подлежат уничтожению. На Руси подобные журналы появились лишь в XVIII веке, в период коллежского делопроизводства, будучи заимствованными у европейских государств.

Таким образом, можно сделать вывод, что делопроизводство, зародившись в Европе, развивалось на ее территории более высокими темпами, чем в России. В то же время Россия, поддерживая торгово-экономические и культурные связи со странами Европы, имела возможность заимствовать полезные разработки в этой сфере.

И на сегодняшний день, несмотря на внедрение компьютерных технологий в российскую систему делопроизводства, сохранились многие традиции ведения документооборота, идущие из древности и средневековья, причем как заимствованные из европейских стран, так и присущие сугубо русской культуре, ее менталитету.