Методы изучения документов

Проблемы управления можно исследовать посредством изучения доку­ментов. Всякое управление связано с движением информации, которая фик­сируется в документах. Для исследователя это богатый материал. Только не­обходимо обработать его по заранее составленной схеме.

Эффективность исследования по документам зависит от состава докумен­тов, их содержания, формы и информационной классификации. К сожале­нию, очень часто бывает, что для получения наиболее ценных, или даже просто надежных результатов исследования, не хватает информации, потому что система документации не предусматривает использование ее в целях исследования.

В тех фирмах, где исследованию управления уделяется серьезное внима­ние и исследование проводится регулярно, систему информационного обес­печения управления ориентируют не только на решение текущих проблем, но и на исследование управления. Это выражается в разработке соответст­вующих форм фиксирования информации, регулирование ее объемов, структуры, сохранение по потребностям проведения исследования.

Любое исследование чаще всего начинается с анализа документов.

Документ — это специально сделанный предмет, предназначенный для хранения информации. Документы фиксируют и отражают различные стороны жизнедеятельности практически всех социальных групп.

По форме фиксации информации можно выделить письменные, статистические, иконографические, фонетические документы.

К письменным относятся:

• государственные и центральные архивы, архивы организаций, учреждений, предприятий и документы временного хранения;
• пресса;
• личные документы;
• косвенная документация.

Срок длительного хранения документов в организациях — 10 лет, затем они передаются в ведомственные архивы (25—30 лет хранения) и поступают в центральный архив. С помощью архивных материалов создается возможность изучить историю явления, эволюцию процесса, составить ретроспективный обзор. Пресса является источником общей информации, дает представление об официальной трактовке событий, общественно-политическом фоне на котором оно происходило.

Личные документы включают письма, автобиографии, мемуары, дневники и т.п. Из них можно извлечь сведения о неизвестных событиях, пристрастиях, мнениях и оценках автора. Однако следует учитывать возможное влияние настроения, памяти, наконец, прямого вымысла пишущего на достоверность данных; нередки случая фальсификации личных документов; зачастую осложнен доступ к ним. Поэтому чаще личные документы используются как вспомогательная информация.

Косвенные документы — это печатные издания, данные которых используются как дополнительный материал (справочники, каталоги, библиография и проч.)

Статистические данные являются эмпирической основной социологического исследования. Их достоинства — удобство сбора, обработки, анализа сведений, возможность сопоставления информации во времени. Но следует учитывать тот факт, что статистические данные могут существенно розниться в зависимости or методик расчета, что сделает их трудно сопоставимыми.

Иконографические документы — кино-, фото-, видеоматериалы, произведения изобразительного искусства. К фонетическим относятся материалы звукозаписи.

По степени оригинальности различают документы подлинные и копии. Предпочтение всегда отдается первым, подлинность копии должна быть обоснована и подтверждена.

По возможной форме использования в исследовании можно выделить: документы, позволяющие только восстановить события; документы, дающие возможность сделать выводы; документы, используемые как иллюстративный материал (для приведения примеров, ссылок, разбора прецедентов).

По отношению к самому исследованию документы разделяются на независимые, существующие помимо него, специальные — инструментарий исследования: анкеты, дневники, протоколы наблюдений и т.п.

Назначение анализа документов — извлечь необходимую информацию, оценить ее надежность, достоверность, значимость для целей исследования, перевести информацию, содержащуюся в документе, на «язык» (в термины) исследования, зафиксировать ее в виде определенных признаков (категорий анализа), попытаться найти способ квантификации (количественного измерения) этих признаков, дать с ее помощью характеристику исследуемых процессов и явлений.

Существуют два основных метода анализа документов. Первый — традиционный (или «классический»). Его цель — осмысление и интерпретация содержащейся в документе информации.

В ходе традиционного анализа необходимо получить ответы на следующие вопросы:

• что это за документ; о чем он, кто его автор;
• с какой целью, на каком общественном фоне он создавался;
• какова его достоверность и надежность;
• каково его фактическое содержание;
• каково его оценочное содержание (мнения, убеждения, пристрастия автора исходя из содержания документа);
• какие выводы можно сделать относительно автора и содержания документ;
• достаточна ли информация, содержащаяся в нем, требуется ли привлечение дополнительных материалов.

В традиционном анализе различают внешний и внутренний анализ документов. Внешний — установление вида и формы, времени и места появления, инициатора создания и автора, цель создания, надежность и достоверность. Внутренний — исследование содержания документа и формулировка выводов.

Второй метод анализа документов — формализованный (или «контент-анализ»). Он применяется при наличии объемного и несистематизированного письменного материала. Его суть — выделить поддающиеся подсчету признаки документа, которые отражали бы существенные стороны его содержания. Он может использоваться, чтобы понять основную мысль автора, выяснить общественный резонанс событий или эффект воздействия сообщений, установить причины, породившие те или иные сообщения.

В ходе контент-анализа, прежде всего, выделяются основные смысловые единицы (категории и подкатегории анализа) (например: сокращение штатов, безработица, социальная справедливость и т.п.), чтобы исследователь мог отнести к ним анализируемую информацию, не пугаясь и не испытывая чрезмерных затруднений. Далее определяют единицы анализа — слово, сочетание слов, абзац, глава и т.п. Затем устанавливают единицы счета — это может быть частота повторения, площадь текста (объем внимания, уделяемый проблеме).

При проведении контент-анализа пользуются кодификатором — документом, в котором сведены все выделенные категории, подкатегории и единицы анализа, и специальным бланком (протоколом), в котором фиксируются результаты анализа по категориям. При этом иногда допускается фиксация категорий анализа не строго в соответствии с установленной терминологией, а исходе из смысла анализируемой текстовой информации.