Главная » Справочник » Культура устной и письменной речи руководителя » Правила сокращения слов в текстах служебных документов

Правила сокращения слов в текстах служебных документов

От собственно аббревиатур надо отличать графические сокращения – условные письменные обозначения, которые не произносятся и потому не являются словами. В русской деловой письменной речи стандартизированы такие графические сокращения: почтовые сокращения: обл., р-н, г., с. (село – при названии), д. (деревня), пос. (посёлок); условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, га; млн, млрд, тыс., р. (руб.) – 2 000 руб., 80 коп., но 2 000 р. 80 к.; ч (час), мин (минута).

Создание аббревиатурных наименований – один из активных способов сокращения многословных названий, особенно названий учреждений, организаций (общественных, государственных), высших и средних образовательных учреждений и т. п. При этом полученные краткие наименования могут оказаться немотивированными и неудобными при произношении. Таким стало, например, новое образование ГИБДД, пришедшее на смену всем известного и благозвучного ГАИ.

С процессами стандартизации деловой речи связана унификация сокращений. Сокращению подвергаются, как правило, наиболее часто употребляющиеся единицы языка: термины, наименования организаций, названия известных правовых актов, сводов законов, текстовые обозначения и т. д.

Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми, понятными. Следует помнить, что чрезмерное употребление сокращённых наименований ведёт к снижению официального тона документа. Для оправданного выбора сокращений необходимо пользоваться словарями сокращений.

В текстах документов не должно быть различных форм сокращений названий лиц, должностей, учреждений, географических наименований, терминов и т. п. Недопустимы в официальном тексте авторские сокращения.

В тексте документа могут быть использованы номенклатурные сокращения, обозначающие юридический статус предприятий:

ОАО – открытое акционерное общество;
ЗАО – закрытое акционерное общество;
ООО – общество с ограниченной ответственностью;
ГП – государственное предприятие;
МП – муниципальное предприятие;
ИП – индивидуальное предприятие;
СП – совместное предприятие;
НПО – научно-производственное объединение;
ОО – оперативный отдел.

Сформулируем некоторые наиболее важные принципы сокращения слов при подготовке текста документа.

Нельзя сокращать на гласную, если она не начальная в слове, а также на ь. Так, слово процессуальный может быть сокращено: процессуальн., но не «про.», «проце.», «процессуаль.». В соответствии с данным правилом, например, первая часть слова оперативно-боевая (группа) сокращается на гласной, поскольку она начальная: ОБГ – оперативно-боевая группа (остров – о).

При стечении двух одинаковых согласных сокращение следует делать после первой согласной, например: настен. календарь, грам. ошибка (а не «настенн.», «грамм.»). При стечении двух различных или нескольких согласных сокращение следует делать после последней согласной, например: народн. творчество (а не «народ.»), русск. язык (а не «рус.»), искусств. шёлк (а не «искус.», или «искусс.», или «искусст.»).

Сокращенное слово должно иметь форму, которая позволяет при восстановлении понимать языковую единицу однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о, так как данный вариант можно расшифровать по-разному: обязанности, обстоятельство и т. п. Правильное сокращение указанного выше слова: обяз-во.

Сокращение слова (словосочетания) должно быть понятно всем, кто работает над документом. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте документа должно быть представлено исходное словосочетание, а затем – сокращённый вариант. Например: Обеспечение безопасности дорожного движения (ОБДД); затем в тексте употребляется ОБДД.

Интересно

Основное слово, называющее предмет, обстоятельство или явление, которому посвящён текст документа, сокращать нельзя. Например, если в документе идёт речь о благодарности (объявить благодарность) – данное слово не подлежит сокращению.

Если сокращение имеет варианты оформления, в пределах одного текста оно должно быть унифицировано. Например, нельзя обозначать слово микрорайон в тексте одного документа то микр., то м-н, то комбинацией микр-н.

Предыдущая статья Порядок расположения членов предложения Следующая статья Правописание -н- и -нн- в прилагательных, образованных от существительных

Статьи по теме