Речевой этикет в письменной деловой речи

Степень владения речевым этикетом определяет степень профессиональной пригодности человека. Это прежде всего относится к людям тех профессий, которые предполагают постоянное общение с людьми или коллегами: государственным служащим, педагогам, врачам, менеджерам, работникам сферы обслуживания и т. д.

Этикетные отношения между участниками письменной коммуникации поддерживаются речевыми этикетными формулами обращения и прощания и некоторыми другими, соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости, не допускаются ирония, сарказм, оскорбления.

К рекомендуемым формулам приветствия и прощания относятся: «Уважаемый, …», «С уважением, …». Следует избегать фамильярного отношения к адресату, например, «Дорогой, …» (особенно по отношению к незнакомому или малознакомому человеку, с которым вас связывают сугубо деловые отношения).

При этом важно следить за тем, чтобы однокоренные слова уважаемый, уважение не дублировались в деловом письме. Если вы начинаете письмо с обращения «Уважаемый…», то нельзя заканчивать его оборотом «С уважением…». Если письмо начинается с обращения «Уважаемый…», то закончить его можно словами «Всего доброго», «С пожеланиями успехов…» или подобными выражениями. Можно также использовать этикетную формулу «Искренне Ваш…», хотя в настоящее время она выглядит несколько устаревшей.

Если же вы используете выражение «С уважением…» при прощании, то начать следует со стандартных универсальных приветствий, обычно используемых при встрече: «Здравствуйте, …!», «Добрый день, …!». Уважительное отношение к адресату проявляется в использовании клише: Мы рады пригласить Вас…, Благодарим Вас за…, Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы…, Убедительно просим Вас…

Важным знаком проявления уважения является использование в деловых обращениях местоимения Вы с заглавной буквы. Однако помните, что это касается только обращений в деловых бумагах!

Существует специфика употребления личных местоимений в деловых бумагах:

• наблюдается тенденция к утрате местоимения я и употреблению определенно-личных, безличных или пассивных конструкций (вместо я прошу пишут прошу, вместо я выполнил пишут мною выполнено). Употребление я сохраняется только в докладных и объяснительных записках;
• в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике вместо он следует указывать фамилию лица и его инициалы.

Касательно содержания деловых бумаг этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату.

Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно будет вернуться.

Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием является оперативный и четкий ответ отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву отношений.