Главная » Справочник » Документационное обеспечение управленческой деятельности » Табель унифицированных форм и альбом форм документов предприятия

Табель унифицированных форм и альбом форм документов предприятия

В деятельности любого предприятия решаются задачи двух типов — оригинальные (неповторяющиеся) и однотипные (повторяющиеся).

Для однотипных задач, как правило, могут быть унифицированы как технология их решения, так и формы составляемых при этом документов.

Унификация документов предприятия выполняется по двум направлениям: унификация состава документов и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации осуществляется путем составления Табеля унифицированных форм документов предприятия.

Табель унифицированных форм документов предприятия — перечень разрешенных в нем к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

В целях отбора документных форм для включения их в табель изучаются:

управленческие функции и задачи, решаемые предприятием и его структурными подразделениями;
локальные правовые акты, определяющие деятельность предприятия и его структурных подразделений (устав, положения об органах управления предприятием и структурных подразделениях и т.д.);
нормативно-методические документы предприятия в области ДОУ (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, регламенты работы с разными видами документной информации);
• документация предприятия как минимум за три последних года.

В табель включаются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания и постоянством (или относительным постоянством) формы.

В табель не включаются (и таким образом исключаются из состава документных форм предприятия) документы, создание которых не вызвано потребностями управления данным предприятием.

Это приводит к сокращению состава и уменьшению количества документов предприятия.

Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся различные сведения о форме документа.

Табель унифицированных форм и альбом форм документов предприятия

Для каждой документной формы табель закрепляет правовое основание и периодичность ее создания (графы 3 и 4), подразделение-исполнителя (графа 5), этапы подготовки и@процедуру оформления (графы 6–11).

Для унификации этапов обработки документов в табель могут быть дополнительно включены сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника и копий, о тираже документов.

Интересно

Внутренняя структура табеля может быть построена по структурному признаку (разделы — документы отдельных структурных подразделений) или функциональному признаку (разделы — документы, создающиеся при выполнении определенных функций).

Последний способ более удобен, так как изменения структуры предприятия происходит чаще, чем изменение в направлениях его деятельности.

Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов (шаблонах типовых документов) информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их оформлению. Унифицированные формы объединяются в Альбом форм документов предприятия.

Альбом форм документов предприятия — это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности предприятия.

Альбом форм документов разрабатывается одновременно с составлением Табеля унифицированных форм документов и как приложение к табелю.

Цель разработки альбома — унификация формы и содержания документов предприятия, которая заключается в:

определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретной управленческой задачи;
установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа путем исключения дублирующих и неиспользуемых показателей;
унификации текста документа.

В соответствии с международным стандартом ИСО 15489 управление документами должно включать:

определение того, какие документы должны создаваться при выполнении каждого бизнес-процесса, и какая информация должна быть включена в эти документы;
принятие решения о форме и структуре этих документов, а также о том, какие будут при этом использованы технологии.

Состав и последовательность размещения реквизитов в документах УСОРД должны соответствовать ГОСТ Р 7.0.97–2016.

Унифицированные формы документов по личному составу разрабатываются на основе унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Унификация текста проводится путем выделения в каждой форме документов постоянной информации (общей для всех документов

Предыдущая статья Сущность договора Следующая статья Требования к тексту управленческого документа

Статьи по теме