Учетные регистры

Хозяйственные операции после их совершения должны быть отражены в бухгалтерском учете. Все данные, которые содержатся в первичных документах, должны быть сгруппированы в соответствии с их экономическим содержанием. Они подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

Учетные регистры — это специальные таблицы, предназначенные для отражения, накапливания и систематизации в них хозяйственных операций, зафиксированных в первичных документах.

Регистры служат целям контроля, управления и анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций и используются для составления установленной финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Обязательными реквизитами регистров бухгалтерского учета являются:

• наименование регистра;
• наименование экономического субъекта, составившего регистр;
• дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
• хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
• величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
• наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра; подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы регистров бухгалтерского учета в настоящее время утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Формы регистров бухгалтерского учета могут разрабатываться и рекомендоваться к применению Минфином России при соблюдении общих методологических принципов:

• единой методологической основы бухгалтерского учета, предполагающей ведение бухгалтерского учета на основе принципов начисления и двойной записи;
• взаимосвязи данных аналитического и синтетического учета;
• сплошного отражения всех хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов;
• накапливания и систематизации данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной деятельностью малого предприятия, а также для составления бухгалтерской отчетности.

Как и документы, регистры бухгалтерского учета могут составляться на бумажном носителе и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом они также, в случае необходимости, должны быть переведены на бумажный носитель.

Для сведений, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности организаций, Законом «О бухгалтерском учете» установлен режим коммерческой тайны.

Все лица, которые получили доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну.

За разглашение указанной информации они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Все разнообразие применяемых учетных регистров может быть классифицировано по следующим признакам.

По назначению и объему информации (объему содержания) регистры делятся па синтетические, аналитические, совмещающие синтетический и аналитический учет.

Регистры синтетического учета отражают записи хозяйственных операций но синтетическим счетам. Записи в регистрах данного вида ведутся без каких-либо пояснений, как правило, в обобщенном виде и только в стоимостном (денежном) выражении.

Регистры аналитического учета предназначены и используются для отражения однородных операций по отдельным аналитическим счетам. Каждая операция отражается в регистрах данного вида не только в денежном, но и в натуральном выражении.

Регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, содержат детальную информацию о хозяйственных операциях по видам имущества и обязательств. Они повышают достоверность итоговой информации и наглядность учета.

В регистрах данного вида отдельные строки предназначены для данных аналитического учета, а итоговые — представляют данные синтетического учета.

По видам учетных записей учетные регистры подразделяются на хронологические, систематические, комбинированные.

Хронологические регистры представляют собой таблицы, в которых записи отражены в порядке совершения финансово-хозяйственных операций. Информация не отражается без группировки по счетам бухгалтерского учета, т.е. без деления по видам имущества и обязательств.

Основной признак отражения информации в систематических регистрах — однородность отражаемых хозяйственных операций в соответствии с соответствующими видами имущества и обязательств организации.

Информация в комбинированных регистрах отражается в порядке совершения хозяйственных операций в разрезе счетов бухгалтерского учета.

По внешней форме регистры могут быть составлены в форме свободных листов, карточек, книг.

Свободные листы (ведомости) представляют собой отдельные листы или несколько скрепленных листов, отражающих сгруппированную по определенному признаку информацию.

Например, журналы-ордера группируют информацию по кредитовому признаку, а ведомости — по дебетовому. Они, как правило, открываются на месяц.

Карточки — это свободные листы определенных размеров, на которых отражается определенная информация, как правило, об одном виде имущества или одном виде обязательства.

Карточки, например, карточки по счетам, производят на достаточно плотной бумаге, хранят в ящиках в соответствии с определенной систематизацией. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой.

Бухгалтерские книги используются для регистрации хозяйственных операций как по синтетическим, так и по аналитическим счетам.

В бухгалтерских книгах все листы прошнурованы, пронумерованы, скреплены печатью и подписью. Книга (например, Главная книга, кассовая книга и т.д.) оформляется в начале года и ведется в течение года.

По строению (форме графления) регистры делятся на односторонние, двусторонние и миогографные.

Материальной основой учетных регистров могут быть бумажные и электронные носители. В связи с широким распространением компьютерных технологий и программ, многие организации формируют учетные регистры автоматически.