Юридическая сила документов

Использование письменной информации в управленческой деятельности возможно при условии удостоверения её официальности, достоверности и подлинности.

Эти свойства документа определяются понятием «юридическая сила документа».

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Рассмотрим реквизиты, определяющие юридическую силу документа.

Выше рассмотренные реквизиты бланка («наименование организации-автора документа» и «место составления или издания документа») одновременно являются и реквизитами, придающими документу необходимый юридический статус.

Реквизит 10 «Дата документа». Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата события. Для заверяемых нотариально документов датой документа может быть дата его нотариального удостоверения.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год четырьмя арабскими цифрами, например, 12.01.2007.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 12 января 2007 г., а также оформление даты (как правило, для переписки с зарубежными партнерами) в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.01.12.

Реквизит 11  «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера в регистрируемом массиве (договоры, приказы, исходящие письма и т.д.), который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре, информацией об исполнителе, корреспонденте и др.

Этот реквизит — уникальный идентификатор документа в информационном массиве предприятия.

Регистрация документа, фиксируя факт его прохождения через данную управленческую систему, придает документу официальный характер.

Реквизит 14 «Гриф ограничения доступа кFдокументу» проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример: Коммерческая тайна. Экз. № 2

Реквизит 16 «Гриф утверждения документа» оформляется на документах, которые не могут быть введены в действие подписавшими их должностными лицами.

Например, должностные инструкции работников предприятия оформляются на общем бланке, подписываются руководителем структурного подразделения и в обязательном порядке утверждаются руководителем предприятия.

В первом случае гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа другим документом: постановлением, решением, приказом, протоколом  — гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименование утверждающего документа в  творительном падеже, его даты, номера. Слово УТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с названием вида утверждаемого документа.

П р и м е р ы оформления реквизита «Гриф утверждения».

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

После утверждения документа вносить в него изменения и добавления без разрешения лица, утвердившего документ, не допускается.

Реквизит 22 «Подпись документа» является важнейшим и древнейшим реквизитом управленческого документа. Считают, что она возникла одновременно с возникновением письменности.

Например, упоминания об использовании подписи встречаются у вавилонян в эпоху царя Хаммурапи (ок. 2300 лет до н.э.), в Библии — в книгах пророков Даниила и Неемии (ок. 500–400 гг. до н.э.). В Египте в период правления Клеопатры (69–30 гг. до н.э.) и в Римской империи при Юлии Цезаре (102 или 100–44 гг. до н.э.) подпись являлась уже неотъемлемой частью документов.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Реквизит проставляется через 2–3 межстрочных интервала после текста документа. Инициалы и фамилия при расшифровке подписи должностного лица печатаются с  пробелом и на уровне последней строки наименования должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. В этом случае указывается его фактическая должность (например, и.о. директора) и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия). Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

В уставе организации регламентируется, какими правами наделены представительные и исполнительные (единоличные и коллегиальные) органы управления, а также подписание (утверждение) каких документов относится к компетенции соответствующего органа.

Порядок деятельности и принятия решений руководителем организации может устанавливаться и в договоре между ним и участниками (учредителями) организации, а также в локальных нормативных документах юридического лица.

Вопрос регламентации права подписи встает остро при большом количестве подписываемых в день документов.

В этом случае руководитель может (и с позиции эффективного управления — обязан) делегировать свои полномочия, т.е. передать часть своих прав и обязанностей в принятии решений (подписании документов) и в осуществлении своих действий своим подчиненным, которые принимают также и ответственность за них.

Подобное распределение полномочий оформляется приказом руководителя, в котором он определяет границы принятия решений и степень ответственности подчиненных. Отдельные полномочия могут быть переданы и на основании доверенности.

Электронные документы могут подписываться с помощью технологии электронной цифровой подписи.

Реквизит 20 «Гриф согласования документа». Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы другой, могут быть с ней согласованы проставлением на документе грифа согласования. Он оформляется на последнем листе документа ниже и слева всех подписей.

При согласовании документа с вышестоящей организацией может возникнуть ситуация, что согласовывать документ будет должностное лицо, в  управленческой иерархии стоящее выше подписывающего документ руководителя.

В  этом случае рекомендательный характер стандарта позволяет изменить положение реквизита, и гриф согласования может быть размещен в верхней части документа.

Если содержание документа необходимо согласовать с несколькими организациями, то грифы согласования могут располагаться на отдельном листе. В этом случае на документе перед подписью ставится отметка «Лист согласования прилагается».

При согласовании документа должностным лицом указывают должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату.

Возможно осуществление согласования с помощью другого документа: письма, протокола и др. В этом случае указывают наименование документа, его дату и номер.

Примеры оформления реквизита «Гриф согласования»:

Реквизит 24F«Оттиск печати». История возникновения печати как элемента документа так же, как и подписи, уходит в глубину тысячелетий.

В древности использование печати носило массовый характер и в деловых отношениях, и при личном общении. Очень часто печать заменяла собой собственноручную подпись ее владельца.

В современном делопроизводстве существует четкое разделение использования подписи и печати.

Печать же, как средство удостоверения подлинности подписи и подтверждения юридической силы, применяется только в официальных документах организации.

Оттиск печати проставляется на подлинниках организационных документов (уставы, положения, правила, инструкции), а также документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей и т.д. Печать используется также для заверения копий официальных документов организации.

Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном для этого места – символе «М.П.».

Таким образом, официальность и подлинность документа подтверждается наличием и правильным оформлением реквизитов: «наименование организации-автора документа», «дата регистрации», «регистрационный номер», «место издания», «подпись», «оттиск печати».

Для придания документам юридической силы дополнительно могут проставляться грифы утверждения и согласования.